O processo
Oito fases entre uma necessidade declarada e uma encomenda entregue e liquidada - e três estados que mantemos deliberadamente separados.
A AfrexMarket suporta mais do que um tipo de transação dentro da mesma plataforma. Às vezes a mercadoria está com um fornecedor que já temos registado e as condições comerciais chegam depressa. Mais frequentemente, na fase inicial, chega uma necessidade que ninguém no registo consegue servir, e a nossa equipa de aquisição vai encontrar a oferta. As duas correm no mesmo registo, para que a segunda ensine à plataforma aquilo que a primeira já sabia.
Envia o que precisa e pede que fique fora da praça. É trabalhada pela mesa e divulgada apenas aos fornecedores que selecionarmos para essa oportunidade. Certo quando sabe o que precisa mas não quem deve fornecer.
Publicar uma necessidade
Publica anonimamente, ou percorre o que já está no corredor e junta à sua lista os anúncios que quer que lhe apresentemos. Certo quando quer ver atividade real antes de se comprometer.
Ir para a praçaDeclara categoria, descrição, especificação ou grau, quantidade, unidade, destino e data pretendida, com os dados da empresa e do contacto. O pedido fica registado com uma referência.
A nossa mesa revê o pedido, resolve o que estiver ambíguo na especificação e decide que provas a transação vai exigir.
Filtramos o registo de fornecedores por categoria, localização, capacidade, estado de verificação, geografia de entrega e prazo - e uma pessoa revê a lista. Se ninguém servir, procuramos externamente e registamos o que encontramos.
Os fornecedores cotam contra a sua necessidade. A oferta é guardada na forma original: preço unitário, total, prazo, condições de pagamento, validade e anexos.
Construímos uma cotação única para o comprador. A mercadoria fica ao preço cotado, e a logística - frete, desalfandegamento e custos de fronteira, direitos e impostos - é um custo próprio para o comprador, calculado sobre a fatura do que necessita, com qualquer custo cambial indicado. A taxa usada fica registada na cotação, não é consultada mais tarde.
A aceitação cria uma encomenda com referência própria, ligada à versão exata da cotação aceite. Alterações posteriores criam uma nova versão; a anterior é conservada.
A encomenda emite uma instrução de pagamento para a Afrexpay com a referência da encomenda, o montante, a moeda da transação, a moeda de liquidação pretendida e o beneficiário. Uma encomenda pode ter mais do que um pagamento - sinal e saldo, liquidação parcial, reembolso.
Preparação pelo fornecedor, recolha, transporte, processamento fronteiriço, desalfandegamento e entrega. A prova de entrega é anexada à encomenda e a transação encerra.
Uma encomenda pode estar comercialmente confirmada e totalmente paga com a mercadoria ainda parada num posto fronteiriço. Juntar isso num só estado geral tornaria a transação impossível de explicar, por isso não o fazemos.
Uma necessidade que nenhum fornecedor registado consegue cumprir não é um beco sem saída. Os nossos técnicos de aquisição abrem um caso de procura externa, encontram um fornecedor manualmente, verificam-no ao nível que a transação justifica e associam-no ao pedido.
Esse fornecedor fica depois no registo. A procura manual não é esforço perdido - é assim que o mercado se constrói. Com o tempo, uma parte maior das necessidades corresponde a fornecedores que já conhecemos e já vimos cumprir.
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